Forretningsorden

Fastsat i medfør af § 18 i lov nr. 575 af 9.juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. og § 14 i vedtægterne for Fjerritslev Gymnasium.

Bestyrelsens opgaver

§ 1 Bestyrelsen har bl.a. følgende opgaver:

Overordnet ledelse af den selvejende institution herunder

  • fastlæggelse af institutionens målsætninger og strategi.
  • ansættelse og afskedigelse af rektor
  • udpegning af intern revision
  • godkendelse af budget og regnskab
  • stillingtagen til institutionens organisation, såsom kvalitetssikring, regnskabsfunktion, intern kontrol, IT-organisation og budgettering

Bestyrelsen er ansvarlig overfor Undervisningsministeriet for institutionens drift, herunder for forvaltningen af det statslige tilskud, og bestyrelsen skal sikre at

  • Undervisningsministeriet får den information, der er fastsat i gældende lovgivning
  • der følges op på afrapporteringer om institutionens målsætning og strategi for uddannelserne og tilknyttede aktiviteter på kort og på lang sigt
  • der følges op på planer, interne og eksterne evalueringer, samt tages stilling til rapporter om institutionernes uddannelsesresultater mv.

Bestyrelsen skal forvalte institutionens midler, så de bliver til størst mulig gavn for institutionens formål, ved bl.a. at

  • sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision og tage stilling til indholdet af revisionsprotokollen forud for dennes underskrivelse
  • bestyrelsen har pligt til at gennemgå  institutionens perioderegnskaber og lignende i løbet af hvert regnskabsår herunder at godkende og vurdere budgettet og afvigelser herfra.

Bestyrelse og formand
§ 2  stk. 1  Bestyrelsen består af  ni medlemmer med stemmeret. Desuden har bestyrelsen to medlemmer uden stemmeret, jf. vedtægtens § 4-6 om bestyrelsens sammensætning. Stk. 2.  Bestyrelsen foretager en gang om årligt en selvevaluering af bestyrelsens arbejde og resultater og skal drøfte bestyrelsens kompetenceprofil med henblik på at sikre, at bestyrelsesmedlemmerne tilsammen har de kompetencer der er nævnt i § 5 i vedtægten.

Stk. 3. Bestyrelsen vælger en formand og næstformand blandt de udefra kommende medlemmer jf. vedtægtens § 12.

Stk. 4. Rektor deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.

Stk. 5. Den pædagogiske ledelse deltager i bestyrelsens møder efter behov. Vicerektor er protokolfører.

Stk. 6. bestyrelsen kan i øvrigt tillade ikke-medemmer at deltage i bestyrelsens møder i et nærmere angivet omfang.

Informationsgrundlag

§ 3 stk. 1. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseserhvervet.

Stk. 2. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende institutionens forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner nødvendigt for at varetage bestyrelseserhvervet. Anmodning herom rettes til bestyrelsens formand.

Stk. 3. Bestyrelsen kan i det enkelte tilfælde ved simpelt flertal beslutte, at bestemte dokumenter eller oplysninger ikke skal gives til et bestyrelsesmedlem, såfremt en sådan videregivelse er i strid med institutionens interesse eller væsentlige hensyn til tredjemand.

 Møder

§ 4. stk. 1 Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for et år ad gangen. Rektor udsender inden hvert møde en dagsorden til medlemmerne ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne. Et bestyrelsesmedlem kan foranledige punkter sat på den skriftlige dagsorden. Punktet skal meddeles til formanden og rektor senest 10 dage før det fastsatte bestyrelsesmøde.

Stk. 2. Bestyrelsens møder ledes af formanden, eller i dennes fravær af næstformanden.

Stk. 3. Der skal afholdes mindst 4 møder om året. Der skal endvidere afholdes møde når mindst to bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Formanden indkalder i så fald til møde hurtigst muligt og senest inden 15 dage.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 5. Bestyrelsen kan undtagelsesvis træffe beslutning ved afholdelse af et telefonmøde eller på skriftligt grundlag.

Stk. 6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 7. Til beslutning om ændring af vedtægten, om køb, salg eller pantsætning er fast ejendom og om sammenlægning eller spaltning kræves, at mindst 2/3 af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer stemmer herfor.

§ 5. Bestyrelsen har følgende faste punkter på dagsordenen:

  • Underskrivelse af referat af sidst afholdte bestyrelsesmøde.
  • Orientering om skolens virksomhed herunder udvikling i elevgrundlag.
  • Skolens økonomi.
  • Eventuel beslutning om, hvilken information der skal videregives til institutionens medarbejdere og andre, samt hvorledes dette skal ske.
  • Andre punkter som rektor eller bestyrelsen ønsker behandlet.

Beslutningsreferat
§ 6. stk. 1. Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og rektor. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøde eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget her for, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises til referatet.

Stk. 2. Er et bestyrelsesmedlem eller rektor ikke enig i bestyrelsens beslutning, har vedkommende ret til at få sin mening ført til referat.

 

Offentlighed

§ 7 stk. 1. Bestyrelsens mødematerialer, herunder dagsorden og referater, skal gøres offentlig tilgængelig. Sager, dokumenter eller oplysninger der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt, må dog ikke offentliggøres. Alle personsager og sager, hvori der indgår oplysninger om kontraktforhandlinger med private eller tilsvarende forhandlinger med offentlige samarbejdspartnere kan udlades i offentliggørelsen, hvis det er på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2. I sager af fortrolig karakter har medlemmer tavshedspligt i henhold til forvaltningslovens regler.

 

Mødepligt, habilitet

§ 8 stk. 1. Medlemmerne har pligt til at deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse.

§9. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmers habilitet. Underretningen, skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse. Bestyrelsen afgør, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag.

Arbejdsdeling mellem bestyrelsen og rektor og bestyrelsens tilsyn med rektor

§10 stk. 1. Rektor har den daglige ledelse af institutionen og er ansvarlig for virksomheden overfor bestyrelsen.

Stk. 2. Rektor skal, jf. §24 stk. 2 i lov nr. 575 af 9. juni 2006 om institutioner for almengymnasiale uddannelser mv. påse:

At uddannelserne gennemføres i overensstemmelse med gældende regler.

At de undervisningsmæssige forhold er ansvarlige. 

At det af bestyrelsen godkendte budget overholdes.

At institutionens virksomhed i øvrigt er i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger og retningslinjer.

Stk. 3. Rektor skal forelægge enhver disposition af væsentlig betydning for institutionens økonomiske eller driftsmæssige forhold for bestyrelsen, forinden beslutning træffes. Endvidere er rektor forpligtet til at holde bestyrelsesformanden orienteret om alle væsentlige forhold.

Stk. 4. Rektor varetager sekretariatsopgaver for bestyrelsen. Rektor udsender inden hvert møde en dagsorden til medlemmerne ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med formanden inden udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 5. Rektor forelægger udkast til budget for bestyrelsen. Budgettet skal belyse institutionens drift, økonomi samt forventede investeringer.

Stk. 6. Rektor ansætter og afskediger personalet (udover rektor) jf. vedtægterne § 14 stk. 3, og orienterer bestyrelsen om ansættelse og afskedigelse.

 

Ændring af forretningsordenen

§11. Beslutning om ændring af forretningsorden træffes af bestyrelsen ved simpelt flertal. Bestyrelsen gennemgår mindst en gang om året forretningsordenen for at sikre, at den løbende tilpasses institutionens behov.

Vedtaget på bestyrelsesmødet den 29/11 2010